Chọn tổng đài cho đội chăm sóc khách hàng nhỏ

Đội chăm sóc khách hàng chỉ vài người vẫn cần một tổng đài đàng hoàng: một số chung để khách gọi, cuộc gọi đến đúng người và quản lý biết tình hình phục vụ. Dưới đây là những tiêu chí nên xem xét.

1. Số máy lẻ và khả năng mở rộng

Đếm số người cần nghe gọi hiện tại và dự kiến trong thời gian tới. Nên chọn hệ thống thêm máy lẻ dễ dàng, không phải thay thiết bị khi đội ngũ tăng.

2. Làm việc từ xa

Nếu nhân viên đôi khi làm việc ở nhà hoặc đi ngoài, hãy ưu tiên tổng đài cho phép nghe gọi trên máy tính hoặc điện thoại di động.

3. Lời chào tự động và phân luồng

Ngay cả đội nhỏ cũng nên có lời chào giới thiệu công ty và nhóm đổ chuông để không nhỡ cuộc gọi khi một người bận.

4. Ghi âm và báo cáo

Ghi âm giúp đào tạo và đối chiếu; báo cáo cuộc gọi (số cuộc gọi đến, nhỡ, thời gian chờ) giúp biết đội có đủ người hay không.

5. Tích hợp phần mềm quản lý khách hàng

Khi tổng đài kết nối với CRM, nhân viên thấy thông tin khách ngay khi có cuộc gọi đến và lịch sử trao đổi được lưu lại theo từng khách.

6. Đầu số

Chọn số cố định, 1800 hay 1900 tùy mục đích — xem bài Đầu số 1800, 1900 hay số cố định.

Chồi Xanh tư vấn tổng đài ảo, tổng đài IP lắp tại chỗ, đầu số 1800/1900, ghi âm và tích hợp CRM theo quy mô thực tế của doanh nghiệp. Gọi 090 540 9299.