Cuộc gọi nội bộ
Quay số nội bộ
Một nhân viên có 1 (hoặc nhiều) tài khoản được kết nối vào 1 (hoặc nhiều) thiết bị bao gồm: Máy điện thoại bàn, máy di động, máy tính có tai nghe... Chú ý tài khoản ở đây là tài khoản được cấu hình vào máy điện thoại cụ thể, hiểu nôm na đây là số máy nội bộ của nhân viên.
Nhân viên được phân quyền, được phép gọi đến số nội bộ hoặc được phép chuyển máy đến số nào trong hệ thống.
Các chi nhánh trên toàn quốc có thể thực hiện cuộc gọi nội bộ.
Họp online nội bộ
Cấu hình cuộc gọi họp nội bộ và tổ chức họp online.
Đến giờ đã cấu hình, hệ thống gọi cho các nhân sự tham gia.
Ghi âm, tương tác
Ghi âm các cuộc gọi nội bộ (cấu hình nhân viên nào ghi âm, nhân viên nào không ghi âm)
Nếu nhân viên không ngồi tại số máy nội bộ, có thể chuyển tiếp qua nhân viên khác, hoặc các số nội bộ trong phòng ban, hoặc chuyển vào di động cho nhân viên.
Cuộc gọi đi
Nhân viên nhấc máy điện thoại và bắt đầu quay số, hệ thống phân tích
Nhân viên có được phân quyền để gọi ra bên ngoài không, có được phép gọi đến số đang quay hay không
Lịch sử giao dịch của số đang quay như thế nào
Ghi âm cuộc gọi với khách hàng
Ghi nhận các tương tác của khách hàng theo thời gian cụ thể: nhấn phím trả lời, nhấn phím theo yêu cầu, nhấn phím kết thúc
Cuộc gọi đến
Khi có cuộc gọi đến, hệ thống bắt đầu phân tích
Phân tích số điện thoại và lịch sử, các quy trình xử lý trước đây, nhân viên xử lý, thời gian xử lý...
Phân tích thời gian khách hàng thực hiện cuộc gọi: trong giờ làm việc hay ngoài giờ làm việc, có vào kỳ nghỉ không, có vào cuối tuần không...
Hệ thống sẽ cho ra các giải pháp:
- Phát lời chào cho khách hàng
- Chuyển cuộc gọi đích danh cho nhân viên, cho phòng ban, cho chi nhánh
- Chuyển cuộc gọi cho nhân viên tổng đài
- Số máy hay phá hệ thống, đưa vào danh sách blacklist...
Trước khi quyết định, hãy đọc kỹ.
1. Các gói cước của chúng tôi không gồm sim, không gồm line điện thoại, không gồm điện thoại, không gồm thiết bị gắn sim, có đầy đủ tính năng như trên website. Để thực hiện cuộc gọi cần (chọn 1 hoặc toàn bộ):
- (a) Tín hiệu chuẩn SIP của FPT, CMC, Vietel, VNPT: giá thuê bao hàng tháng khoảng 20.000 VNĐ, chưa bao gồm cước cuộc gọi.
- (b) Tín hiệu Mobile SIP Trunk của các nhà mạng Mobifone: giá thuê bao và mức cước tùy vào đàm phán của khách hàng và nhà mạng.
- (c) Thiết bị chuyển đổi + Line điện thoại của VNPT, Vietel: Thiết bị chuyển đổi khoảng 2 đến 8 triệu, thuê bao VNPT hoặc Vietel hàng tháng khoảng 20.000 VNĐ, chưa bao gồm cước cuộc gọi.
- (d) Thiết bị chuyển đổi + SIM các nhà mạng: Thiết bị chuyển đổi trung bình 1.000.000 VNĐ/ 1 sim, [nhu cầu gọi lớn cần thiết bị 4 đến 64 sim], mọi cuộc gọi dưới 10 phút là miễn phí với thuê bao 70.000 VNĐ/ 30 ngày / 1 sim.
2. Các nội dung câu chào, câu chào chuyển máy, lời nhắc... tongdaicallcenter.com có file mẫu và sẵn trong tổng đài khi bàn giao, khách hàng căn cứ vào file mẫu có thể tùy chỉnh lại cho phù hợp, tongdaicallcenter.com hỗ trợ import những file ghi âm lên hệ thống. Cần ghi âm lại tongdaicallcenter.com hỗ trợ giới thiệu đối tác ghi âm.
3. Mạng internet tại điểm triển khai cần ổn định, gói 200.000 VNĐ 1 tháng triển khai được, không cần mạnh, nhưng CẦN ỔN ĐỊNH để tín hiệu người gọi và người nghe không bị rè.
4. Máy điện thoại chuẩn SIP, thiết bị mới trung bình 900.000 VNĐ / máy;
hoặc có thể cấu hình vào điện thoại di động, máy tính bảng của nhân viên (yêu cầu wifi hoặc 3G mạnh);
hoặc có thể cấu hình vào máy tính, lap top của nhân viên (yêu cầu mạng cable hoặc wifi mạnh, có tai nghe và loa)
Quy trình triển khai
1. Khách hàng xem kỹ lưỡng thông tin trên website và đăng ký gói dịch vụ muốn triển khai.
2. Khai báo thông tin trên hợp đồng chính xác, hệ thống sau khi xác nhận sẽ tự phát hành hợp đồng, nhân viên của tongdaicallcenter.com có thể liên hệ lại để hướng dẫn chuẩn bị kịch bản & các nội dung liên quan.
3. Phát hành hợp đồng, thực hiện thanh toán, cung cấp kịch bản & các nội dung nhân viên chúng tôi đã hướng dẫn, và tongdaicallcenter.com bắt đầu triển khai.
4. Các gói dịch vụ cần hướng dẫn, tongdaicallcenter.com sẽ hướng dẫn tại văn phòng của chúng tôi hoặc nhân viên sẽ gửi Video hướng dẫn cho khách hàng.
Và nên chọn gọi dịch vụ nào
Công ty có 20 công nhân, nhân viên văn phòng khoảng 5 nhân sự và ở nhiều nơi
+ Văn phòng có 1 lễ tân và giám đốc, cần 2 user.+ Nhà xưởng cách văn phòng 100km có 1 máy cho quản đốc, 1 máy cho bảo vệ, cần 2 user.
+ Nhà giám đốc có 1 máy điện thoại để nghe ngoài giờ, cần 1 user.
+ Chi nhánh bên Singapore có 1 nhân viên, cần 1 user.
> Công ty cần 5 đến 6 user và chọn gói Tổng đài call center gói bắt đầu.
Nhân viên kinh doanh bất động sản cần thực hiện khoảng 1 triệu cuộc gọi
+ Một cuộc gọi trung bình mất 7 giây ra lệnh quay số + 25 giây đổ chuông bắt đầu trả lời.+ Data 10 số điện thoại thì có khoảng 3 số không liên lạc được.
+ Trung bình 1 cuộc gọi hết 1 phút. Gói thuê có 16 sim thực hiện 8 tiếng 1 ngày, 30 ngày trong tháng sẽ được khoảng 230,000 cuộc gọi.
> Cần thực hiện 1 triệu cuộc gọi trong 1 tháng cần thuê 4 gói Tổng đài call center bán hàng.
Công ty bán hàng có khoảng 20 nhân viên bán hàng, 10 nhân viên giao hàng...
+ Một nhân viên bán hàng có 1 máy điện thoại, như vậy cần 20 user.+ Một nhân viên giao hàng có 1 máy di động cài app chuẩn SIP [gọi nội bộ, gọi khách nhận hàng], như vậy cần 10 user.
+ Cân nhắc gói Tổng đài call center gói cơ bản hoặc Tổng đài call center gói nâng cao, thông thường gói Tổng đài call center gói nâng cao có khả năng chịu tải lớn hơn nên tín hiệu sẽ tốt hơn.
Giá dịch vụ
Xin hãy đọc kỹ tư vấn của chúng tôi trước khi trọn gói dịch vụ.
Tổng đài call center gói bắt đầu
VND300.000 năm / nhân viên
- Bao nhiêu user tính tiền bấy nhiêu. Đăng ký 10 tặng thêm 2 user
Tổng đài call center gói cơ bản
VND4.800.000 năm
- Phù hợp doanh nghiệp dưới 50 nhân viên, trung bình 5,000 cuộc gọi 1 ngày
Tổng đài call center gói nâng cao
VND8.400.000 năm
- Phù hợp doanh nghiệp trên 50 nhân viên, trung bình 10,000 cuộc gọi 1 ngày
Tổng đài call center bán hàng
VND4.000.000 tháng
- Gói dịch vụ trọn gói đã bao gồm cho thuê thiết bị gồm cổng 16 port SIM, chưa bao gồm SIM và tiền điện thoại
- Cấu hình kịch bản tổng đài theo yêu cầu, hỗ trợ 2 kịch bản / tháng
- Phù hợp doanh nghiệp chuyên bán hàng và chăm sóc khách hàng qua điện thoại, trên 100,000 cuộc gọi mỗi ngày
Câu hỏi thường gặp
Những câu hỏi thường gặp khi triển khai hệ thống tổng đài và giải pháp bán hàng tự động
- Để triển khai bán hàng và chăm sóc khách hàng tự động cần những gì?
1. Kịch bản sẽ phát trong bản tin.
2. Data gồm càng nhiều thông tin càng tốt, nhưng tối thiểu phải có số điện thoại.
3. Cấu hình thời gian muốn hệ thống tự gọi đi, cấu hình ghi nhận những thao tác của khách hàng (Nhấn trả lời, nhấn từ chối, nhấn phím... và thời gian), cấu hình ghi âm cuộc gọi. Cấu hình phòng ban, nhóm nhân viên hoặc nhân viên xử lý cuộc gọi.
- Nhu cầu chỉ cần triển khai bán hàng và chăm sóc khách hàng tự động, các báo cáo như thế nào?
Mỗi khách hàng được cấp user và password đăng nhập hệ thống, có thể xem báo cáo ở bất kỳ đâu.
Nội dung báo cáo bao gồm thời gian cho từng thao tác của khách hàng, như thời gian bắt máy, thời gian nhấn phím, nhấn phím gì... và có thể nghe lại file ghi âm.
- Cuộc gọi bán hàng và chăm sóc khách hàng tự động làm việc như thế nào, người nhận cuộc gọi được nghe những gì và hệ thống ghi nhận báo cáo như thế nào?
Đến giờ đã được chỉ định, hệ thống tự khởi động và tự làm việc, nhân viên có thể giám sát hoặc không. Tức là, nhân viên không cần làm bất kỳ thao tác gì để hệ thống chạy, trừ trường hợp muốn tắt hệ thống, mói cần thao tác.
1. Robot tạo 1 danh sách thực hiện các cuộc gọi, và kịch bản phát cho mỗi số điện thoại khác nhau.
2. Robot phân tích số điện thoại bao gồm:
- Số điện thoại là mạng gì?
- Có đủ 10 số hay theo chuẩn cũ là vừa 10 số và 11 số, nếu gặp số 11 số robot tự chuyển sang đầu số mới?
- Trong số điện thoại có ký tự đặc biệt gì không, ví dụ gặp chuỗi ký tự (84) hoặc (+84), robot tự chuyển sang đầu số phù hợp.
- Kiểm tra trong quá khứ đã từng phát bản tin hoặc thực hiện cuộc gọi tự động chưa, nếu đã phát bản tin rồi thì đủ điều kiện phát bản tin tiếp theo chưa (Ví dụ: Doanh nghiệp quy định 1 số điện thoại chỉ được phát bản tin 1 lần trong vòng 30 ngày).
3. Robot bắt đầu ra lệnh quay số:
- Kiểm tra line điện thoại, hoặc sim điện thoại, hoặc thiết bị thực hiện cuộc gọi... có đang rảnh không và phù hợp với đầu số nhà mạng đã quy định không (Ví dụ: Nếu số điện thoại có đầu số là 090 thì sẽ gọi ra bằng các cổng 5 6 7 8 9 10 11 12...)
- Kiểm tra số điện thoại này đang mở hoặc tắt máy, nếu đang mở bắt đầu quay số.
- Nếu số điện thoại đang tắt, đưa vào danh sách chờ xóa, sau khi kiểm tra lại 1 hoặc 2 lần, hệ thống tự xóa số điện thoại và tạo 1 list danh sách số điện thoại không liên lạc được.
4. Quy trình xử lý sau khi quay số:
- Khách hàng không bắt máy, lưu báo cáo không bắt máy. Nếu khách gọi lại thì phát bản tin đã cấu hình hoặc cho nhóm nhân viên nào xử lý.
- Khách bắt máy, hệ thống ghi nhận khách bắt máy và các thao tác tiếp theo của khách hàng.
5. Quy trình xử lý tương tác của khách hàng sau khi bắt máy:
- Hệ thống phát bản tin. (Ví dụ: Chúng tôi gọi điện thoại chăm sóc khách hàng định kỳ, quý khách gặp khó khăn trong quá trình sử dụng sản phẩm, vui lòng nhấn phím 1 để gặp phòng kỹ thuật, hoặc nhấn phím 0 hoặc tắt máy để kết thúc cuộc gọi.
- Sau khi khách nhấn phím (không phải phím kết thúc), hệ thống phát tiếp bản tin số 2 (Ví dụ: Quý khách nhấn phím 1, chúng tôi sẽ chuyển cho nhân viên xử lý).
Tất cả mọi thao tác của khách hàng nhận cuộc gọi sẽ được ghi lại, và tổng hợp thành 1 báo cáo.
TONGDAICALLCENTER.COM
Giải pháp tổng đài call center chuyên nghiệp, tích hợp và kết nối đa nền tảng, tương tác đa chiều bằng hàm API chia sẻ dữ liệu và nhận dữ liệu.